EIN: el "seguro social" de tu negocio y por qué conviene tenerlo antes de llegar al banco

El contador Héctor Alicea explica en Conecta Local qué es el Número de Identificación Patronal, quién está obligado a tenerlo, cómo solicitarlo gratis y qué errores pueden complicar la apertura de una cuenta comercial

Por Conecta Puerto Rico y Héctor Alicea | Segmento #ConectaLocal

Son apenas tres letras, pero tarde o temprano todo emprendedor que formaliza su negocio se topa con ellas: EIN. Sin ese número, muchos bancos no abren cuentas comerciales, no se puede contratar empleados legalmente y hay formularios de Hacienda y del IRS que no se pueden completar. Aun así, muchos dueños de negocio en Puerto Rico no saben si lo necesitan, cómo se solicita ni qué hacer si ya lo tienen pero nunca lo usaron bien. En el segmento Conecta Local de Conecta Puerto Rico, el contador Héctor Alicea, de Alicea Accounting LLC, lo explicó paso a paso.

Qué es el EIN

EIN son las siglas de Employer Identification Number, o Número de Identificación Patronal. Es, en esencia, el equivalente del Seguro Social para un negocio.

"Los negocios son sus propias entidades: tienen nombre, tienen una fecha de creación y también tienen un seguro social. Eso es básicamente el EIN", explicó Alicea.

¿Quién está obligado a tenerlo?

Depende de cómo esté organizado el negocio. Si operas como negocio individual (tú y el negocio son la misma persona) y no tienes empleados, el EIN es opcional, porque puedes usar tu propio número de Seguro Social.

Aun así, Alicea recomienda considerarlo. Cuando un negocio individual empieza a contratar o a recibir declaraciones informativas, el dueño termina compartiendo su Seguro Social con muchas personas. Usar un EIN en su lugar ayuda a proteger ese número.

Para una corporación, en cambio, el EIN es obligatorio, porque la corporación y su dueño son entidades distintas. Sin él no se puede abrir la corporación, contratar empleados ni abrir una cuenta comercial.

El EIN en el banco y en la nómina

Para abrir una cuenta de banco comercial, el EIN es uno de los documentos que piden, junto con la identificación, el registro de comerciante y, en el caso de una LLC, el acuerdo operacional.

También es indispensable para contratar empleados. Al final del año, el patrono le entrega a cada empleado un formulario W-2 con la información del negocio y la del empleado. Sin un EIN correcto, el negocio no puede cumplir con sus obligaciones contributivas, ni con el IRS ni con Hacienda.

Cómo se solicita y cuánto cuesta

Mucha gente piensa que es un proceso complicado, pero solicitar el EIN es gratis. Se hace en la página oficial del IRS, en la opción Apply for an EIN Online. Si completas la solicitud en línea, recibes el número de inmediato. Por otras vías, como el correo postal, tarda más.

Alicea recomienda hacerlo en línea y guardar la confirmación en dos o tres lugares distintos, por si acaso. Cualquier persona que se maneje bien con los trámites en línea puede hacerlo, pero él sugiere contar con un contador, un asesor o un abogado para evitar errores al solicitarlo.

Un mismo emprendedor puede tener varios EIN, por ejemplo, uno para cada corporación que establezca. Eso sí, hay un límite: no se pueden solicitar varios el mismo día, así que hay que pedirlos según se vayan necesitando.

La información que debes tener lista

Para una solicitud personal necesitarás tu nombre legal, tu fecha de nacimiento y tu dirección física. Si el negocio usa un nombre comercial distinto a tu nombre, debes tenerlo bien definido. Si es una corporación, hay que indicar si tiene un solo dueño o varios socios, la dirección física del negocio (si la tiene) y todos los datos generales de la entidad.

Lo más importante es que todo coincida. "Si el nombre comercial no concuerda con el nombre legal, puedes hasta tener problemas a la hora de abrir la cuenta comercial", advirtió Alicea. Corregirlo después, añadió, es un dolor de cabeza que se puede evitar desde el principio.

Sobre el colaborador: Héctor Alicea es contador y fundador de Alicea Accounting LLC. Puedes encontrarlo en redes sociales como Alicea Accounting LLC o escribirle por WhatsApp al 939-247-4381 para una consulta.

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