Nómina desde cero: lo que todo patrono debe saber antes de contratar su primer empleado

Por Conecta Puerto Rico | Segmento #ConectaLocal

Llega un momento en la vida de todo negocio en que el dueño ya no puede más solo. Ese momento en que el Cuca Gómez, como bien lo describió Héctor Alicea, tiene que contratar a esa primera persona. Y con ese primer empleado llega también la primera obligación formal: la nómina. En Conecta Local, Alicea de Alicea Accounting LLC explicó paso a paso lo que todo patrono en Puerto Rico necesita entender desde el día uno.

¿Empleado o contratista? La clasificación importa más de lo que parece

Antes de hablar de números, Alicea puso sobre la mesa una distinción que muchos negocios pequeños pasan por alto: no todo trabajador que presta servicios a un negocio necesariamente tiene que estar en nómina como empleado. Existe la figura del contratista independiente, que es completamente válida cuando verdaderamente existe esa relación de trabajo independiente.

El problema ocurre cuando se elige una clasificación no porque se ajuste a la realidad de la relación laboral, sino porque resulta más económica para el negocio. Eso puede generar problemas legales serios. La clave es evaluar cómo funciona realmente la relación y clasificar correctamente desde el principio.

Desde el primer empleado formal nacen responsabilidades patronales, incluyendo la póliza del Fondo del Estado, que exige cobertura desde que se emplea al menos un trabajador.

Las retenciones que todo cheque debe incluir

Una vez que hay un empleado en nómina, el patrono debe calcular y retener correctamente varias contribuciones obligatorias en cada pago.

El Seguro Social representa el 6.2% del salario del empleado, y Medicare el 1.45%, para un total de 7.65% que se retiene del sueldo. Pero hay un detalle importante: el patrono iguala esa misma cantidad. Cuando se suman ambas partes, el costo total de Seguro Social y Medicare asciende al 15.6%. Además, se retiene el 0.3% para incapacidad y una cantidad variable para contribuciones sobre ingresos, calculada a partir de la forma R-4 que cada empleado debe completar al comenzar a trabajar, donde indica su estatus civil y cantidad de dependientes.

Para quienes trabajan bajo servicios prestados, la situación es diferente. Después de los primeros $500 pagados, se comienza a retener el 10% para Hacienda. Esa retención aplica únicamente para un crédito en las planillas personales, no cubre el Seguro Social. Quien trabaja por cuenta propia es responsable de pagar ese 15.3% de Seguro Social completo, ya que no tiene un patrono que lo iguale. Una métrica práctica que ofreció Alicea: por cada $10,000 de ingresos reportados, corresponde aproximadamente $1,530 en contribuciones de Seguro Social por trabajo por cuenta propia.

Los formularios y portales que no puedes ignorar

El primer portal que todo patrono debe conocer y tener acceso es SURI, el Sistema Unificado de Rentas Internas, donde se radican las planillas trimestrales de retenciones de empleados y servicios prestados. Estas planillas se presentan cuatro veces al año: en abril, julio, octubre y enero.

El segundo es la nueva plataforma de Desempleo Digital, donde se maneja la planilla trimestral de desempleo e incapacidad. Alicea reconoció que la plataforma ha sido un dolor de cabeza tanto para contadores como para dueños de negocios, pero es obligatoria.

El tercero es la planilla federal 941, que se usa para reportar y pagar las retenciones de Seguro Social y Medicare de los empleados. Para radicarla se puede utilizar proveedores como TaxBandy, Sportax u otras plataformas de programas de impuestos trimestrales.

Para asesoría directa, Héctor Alicea puede ser contactado por WhatsApp al 939-247-4381 o en Facebook e Instagram como @aliceaaccountingllc. Sintoniza Conecta Local en Conecta Puerto Rico, el espacio donde fortalecemos a nuestra comunidad con información que importa.